Barrierefreie PDFs
Damit Ihre Dokumente nicht nur vorhanden, sondern zugänglich für alle sind
Alles dreht sich um Informationen
Elektronische Dateiformate sind das Fundament unserer modernen Informationsgesellschaft. Sie ermöglichen es, Wissen und Daten effizient zu produzieren, zu speichern, weltweit zu verteilen und jederzeit abzurufen.
Der barrierefreie Zugang zu Daten ist viel mehr, als nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Solche Dokumente erhöhen die Reichweite, Nutzerfreundlichkeit und Zukunftssicherheit durch:
- Optimierung Inhalte auf Smartphones vorzulesen
- vereinfachte Navigation und Handhabung
- fördert Professionalität und Markenimage
- automatisierte Datenverarbeitung
- erhöhte Datenverwertbarkeit
Rechtssicherheit besteht sowohl für den privaten wirtschaftlichen Sektor (Barrierefreiheitsstärkungsgesetz – BFSG), als auch für öffentliche Stellen (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung – BITV 2.0). Für die technische Umsetzung gilt in beiden Fällen der europäische Standard für die Barrierefreiheit EN 301 549. Er übernimmt die Kriterien der "Web Content Accessibility Guidelines" WCAG 2.1 (Level AA): Wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust.
Standardisierter Datenaustausch durch das PDF
Anfang der 1990er Jahre hatte John Warnock, der Mitbegründer von Adobe, eine Vision: Er glaubte an den papierlosen Datenaustausch. Sein Ziel war ein "Portable Document Format" zu schaffen, das Dokumente auf jedem Computer und Drucker identisch darstellt.
Der PDF-Standard hat sich heute, neben HTML, als wichtigstes Dateiformat etabliert. Technisch gesehen ist das Format ein digitaler Datencontainer, der alle für die Darstellung notwendigen Komponenten enthält: Farbinformationen, Schriften, Rasterbilder, Vektorgrafiken, Ebenen und Metadaten. Das ist der Grund für die Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten, insbesondere in Bezug auf die Bedeutung des Formats für die Druckindustrie.
Universelle Zugänglichkeit der PDF-Inhalte
Um die semantischen Inhalte der PDF-Dokumente maschinenlesbar(*) und somit sehbehinderten Menschen zugänglich zu machen, wurde 2012 der PDF-Unterstandard PDF/UA-1 (Universal Access) ISO 14289 eingeführt.
Professionelle Autorenprogramme wie "Microsoft Word" oder "Adobe InDesign" - zuzüglich ihrer Erweiterungskomponenten - unterstützen die technischen Anforderungen der PDF/UA Spezifikation sehr gut.
(*)Maschinenlesbar bedeutet, dass Daten in einem strukturierten Format vorliegen, das von Softwareanwendungen erkannt, extrahiert und verarbeitet werden kann.
Was ein barrierefreies PDF ausmacht
Um die Inhaltselemente einschließlich ihrer semantischen Bedeutung maschinenlesbar zu machen, wird jedem relevanten Element ein entsprechendes Etikett zugeordnet. Der Inhalt wird getagged.
Jedes relevante Element bekommt einen passenden Tag:
- Überschriften strukturieren den Inhalt und erleichtern die Navigation
- Listen bleiben als zusammenhängende Elemente erhalten
- Links können mit Hilfe der Tastatur gezielt angesteuert werden
- Bilder werden durch Alternativtexte beschrieben
So entsteht ein Tag-Baum, der den sichtbaren Inhalt der PDF präzise und vollständig abbilden muss. Er legt fest, in welcher Reihenfolge Inhalte gelesen werden und wie sie zusammenhängen.
Ohne diese Struktur kann der Inhalt von assistierenden Technologien nicht wiedergegeben werden, unabhängig davon, wie sauber und schön es optisch gestaltet ist.
Man spricht in diesem Sinne von den „Appropriate Semantics“, die in der gesetzlich relevanten Norm WCAG Success Creterion 1.3.1 gefordert wird. Das bedeutet konkret, dass alles, was optisch als Struktur oder Bedeutung wahrgenommen wird, auch für die Technik (z. B. Screenreader) im Code erkennbar sein muss.
Der Weg zur zur barrierefreien PDF führt, in mehreren Schritten, über die relevanten Normen (PDF/UA und WCAG) und das Testen des Ergebnisses hin zur tatsächlichen Barrierefreiheit, die den Anforderungen des praktischen Einsatzes genügt.
Gesetzliche Anforderungen an barrierefreie PDFs
In der EU bildet die EN 301 549 den maßgeblichen Rahmen. Für PDFs sind insbesondere die Anforderungen aus Kapitel 10 relevant. Diese beziehen sich in weiten Teilen auf die WCAG 2.1 AA, die als inhaltliche Grundlage dienen.
Für die Praxis bedeutet das:
PDFs müssen so aufgebaut sein, dass Inhalte wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sind. Technische Standards wie PDF/UA ergänzen diese Anforderungen, decken sie aber nicht vollständig ab.
Wer PDFs bereitstellt, bewegt sich damit in einem klar definierten Anforderungskontext. Entscheidend ist nicht, ob einzelne Kriterien erfüllt sind, sondern ob das Dokument insgesamt den Vorgaben entspricht.
Der schnelle Einstieg – und seine Grenzen
Der erste Zugang entsteht häufig über Suchanfragen wie „PDF barrierefrei erstellen“, „barrierefreies PDF exportieren“ oder „PDF auf Barrierefreiheit prüfen“. Strukturierte Überschriften, Alternativtexte oder erste Prüfungen sind mit vorhandenen Mitteln umsetzbar und führen zu ersten sichtbaren Verbesserungen.
Mit zunehmender Tiefe zeigt sich jedoch, dass es nicht bei einzelnen Anpassungen bleibt. Parallel wächst der Aufwand mit der Anzahl der Dokumente. Sobald nicht mehr einzelne Dateien, sondern ganze Bestände betroffen sind, entsteht ein kontinuierlicher Prozess, der alleine nur schwer konsistent umzusetzen ist. An diesem Punkt reicht es nicht mehr, punktuell zu optimieren.
- Inhalte sind vollständig und korrekt ausgezeichnet
- Lesereihenfolge ist eindeutig
- Grafiken haben passende Alternativtexte
- Nicht relevante Elemente sind als Artefakte markiert
- Kontraste erfüllen die Anforderungen an gute Lesbarkeit
- Links und Überschriften sind verständlich formuliert
- Formulare sind nutzbar und beschriftet
Um den Aufwand für die Nachbereitung möglichst gering zu halten, empfehlen wir:
- die Metadaten, einschließlich Sprache zu setzen
- Absatz- und Zeichenformate für die konsistente Textauszeichnung konsequent zu nutzen
- Tabellen korrekt aufzubauen
- Inhaltsverzeichnis mit aktiven Links zu erstellen
- Alternativtexte und Artefakte für Bilder zu hinterlegen
- Bildunterschriften korrekt auszuzeichnen
- Fuss- und Endnotenfunktion zu nutzen
- Hyperlinks-, Index und Querverweisefunktion zu aktivieren
- Bilder im Text zu verankern
- Keine a) leeren Absätze und keine b) erzwungenen Zeilenumbrüche zu verwenden
- Text nicht in Pfade umzuwandeln
Unser Know How macht Ihre Dokumente zugänglich
Das Team von Elfgenpick ist bestrebt, vorhandene PDF-Publikationen kostengünstig, effizient und nachhaltig barrierefrei aufzubereiten.
Wir haben mehr als zehn Jahre Erfahrung mit dem Einsatz von Adobe Indesign und Microsoft Word und helfen beim Export digitaler Inhalte aus verschiedenen Quellprogrammen. Dabei arbeiten wir, falls gewünscht, eng mit Ihren Dienstleister:innen (Grafiker:innen) zusammen. Die Weitergabe unseres Fachwissens durch Schulung und Beratung ist deshalb ein wichtiger Teil unseres Leistungsspektrums.
Wir prüfen das Ergebnis nicht nur mit Hilfe von Prüfprogrammen, sondern verwenden auch Screenreader für den Test.
Ihr Ansprechpartner bei elfgenpick
Bei elfgenpick betreut Laurentius Kollmann dieses Thema. Sein Fokus liegt auf Reinzeichnung, Database Publishing, aber vor Allem auf barrierefreien PDFs.
Er sorgt dafür, dass Anforderungen rund um das Thema barrierefreie PDFs strukturiert und nachvollziehbar umgesetzt werden.
In Augsburg ist er gelegentlich auch außerhalb der Agentur anzutreffen. Gitarre und Brille helfen beim Wiedererkennen.
